Wszyscy pracownicy Urzędu Miasta Opola zobowiązani są do zapoznania się z nową Procedurą nadawania uprawnień do dostępu do danych osobowych.
Najistotniejsze zmiany w Procedurze:
- upoważnienia do przetwarzania danych osobowych są nadawane w zakresie dostępu do aplikacji oraz czynności wskazanych w opisie stanowiska pracy (po przeanalizowaniu procesu nadawania upoważnień w zakresie zbiorów danych zauważono, że często były one błędnie sporządzone, co utrudniało pracę Państwa i Biura Ochrony Danych),
- upoważnienie do przetwarzania danych sporządza się w formie papierowej w jednym egzemplarzu oraz elektronicznej formie dokumentu „zatwierdzonego do czystopisu” w SOD,
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych zawiera:
- imię i nazwisko osoby upoważnionej oraz nazwę komórki organizacyjnej wraz ze wskazaniem referatu,
- zakres przetwarzania danych osobowych obejmuje poszczególne aplikacje;
- datę nadania i ustania upoważnienia (zgodny z okresem zatrudnienia),
- numer upoważnienia, który nadaje Biuro Ochrony Danych.
Sposób nadawania Upoważnień:
- Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych należy sporządzić w formie papierowej
w jednym egzemplarzu oraz elektronicznej formie dokumentu „zatwierdzonego do czystopisu” w SOD i przekazać do BOD, - BOD sprawdza, czy Upoważnienie jest poprawnie wypełnione i przekazuje je do podpisu Prezydenta lub osoby przez niego upoważnionej w tym zakresie,
- po podpisaniu Upoważnienia, BOD nadaje numer, wprowadza do Ewidencji osób upoważnionych i wykonuje skan nadanego Upoważnienia,
- skan nadanego Upoważnienia zostaje przekazany w SOD do Kierownika komórki organizacyjnej, który ma obowiązek niezwłocznego przekazania go do pracownika, którego dotyczy Upoważnienie (w przypadku, gdy pracownik nie posiada dostępu do komputera to takie Upoważnienie należy wydrukować i niezwłocznie przekazać je pracownikowi).
Upoważnienie nadawane jest indywidualnie przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych w danym zakresie, zarówno przy pracy z dokumentami w wersji papierowej, jak i/lub w przypadku konieczności dostępu do systemu informatycznego, bądź aplikacji.
Ostatnie złożone Upoważnienie jest dokumentem obowiązującym. W momencie powzięcia informacji o konieczności dokonania zmian w obowiązującym Upoważnieniu, kierownik komórki organizacyjnej zobowiązany jest sporządzić nowe, aktualne Upoważnienie i przekazać je do Biura Ochrony Danych.
