INFORMACJE KOORDYNATORA CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH

przez Administrator · 12 października 2017

Akta spraw zakończonych można przekazywać do archiwum po uprzednim uzgodnieniu terminu z archiwistą.

Instrukcja przygotowania teczek do archiwum zakładowego

Podstawowe wytyczne do archiwizowania dokumentacji spraw zakończonych dla kategorii A, BE, B i B50:

Zanim przystąpi się do archiwizacji należy sprawdzić, czy sprawy są zakończone i zawierają komplet dokumentów.
Pisma w sprawach należy ułożyć chronologicznie lub tak aby oddawały chrolonogiczny kontekst sprawy.

Osoby prowadzące sprawy wg Kpa, które wymagają wydania decyzji administracyjnych mają obowiązek prowadzenia metryki sprawy wynikającej z art. 66a Kpa.
Metryki powinny być prowadzone na bieżąco. Jeżeli sprawy prowadzone są w SOD, to powinny być wydrukowane z systemu w chwili zakończenia sprawy.
Metrykę umieszcza się w aktach na początku sprawy.
Spis rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony znajduje się tutaj.

Jeżeli w danej teczce aktowej znajdują się sprawy niezakończone, które nadal trwają, to należy:
1. sprawy niezakończone wyodrębnić do osobnej teczki. Zostaną one oddane do archiwum zakładowego w dwa lata po zakończeniu sprawy w osobnych teczkach i osobnych pozycjach w spisie zdawczo-odbiorczym akt.
2. w spisie spraw w kolumnie uwagi wpisać: „sprawa niezakończona wyodrębniona do osobnej teczki”.
W SOD zaznacza się powyższe nastepująco:
a. kliknąć edycję sprawy, która jest niezakończona,
b. przejść do zakładki „Przebieg załatwienia”,
c. w oknie uwagi wpisać treść: „sprawa niezakończone wyodrębniona do osobnej teczki”.
d. kliknąć przycisk Zapisz i wyjdź”.
Wydrukować spis spraw z SOD i dołączyć go na początek dokumentacji w teczce.
3. do spisu zdawczo-odbiorczego akt należy załączyć wykaz spraw niezakończonych.

Uwaga:
Jeżeli w dokumentacji aktowej znajdują się informatyczne nośniki danych (płyty CD, DVD, Blu-RAY, pamięć zewnętrzna, itp.), które stanowią część dokumentacji, ponieważ zawarte w nich odwzorowania cyfrowe nie zostały zamieszczone w SOD,
to należy je odpowiednio oznaczyć i opisać wg spisu zdawczo-odbiorczego informatycznych nośników danych – wzór.
Oznaczenie i opis informatycznego nośnika danych powinien być kompatybilny z danymi podanymi w spisie zdawczo-odbiorczym informatycznych nośników danych.
Płyty mogą być oddawane do archiwum zakładowego w kopertach papierowych lub w pudełkach plastikowych, na których umieszczono odpowiedni opis zgodny z informacją zawartą w spisie zdawczo-odbiorczym informatycznych nośników danych. Spisy zdawczo-odbiorcze informatycznych nośników danych wykonuje się osobno dla kat. A
(4 egzemplarze) i dla kat. B (3 egzemplarze).

1. Zgodnie z przepisami instrukcji archiwalnej (§15 ust.4) dokumentacja niearchiwalna (kat. B) oddawana do archiwum zakładowego powinna znajdować się w teczkach wiązanych lub
w kartonach archiwizacyjnych, a dokumentacja archiwalna – w teczkach bezkwasowych dostępnych i wydawanych przez pracowników archiwum zakładowego.
Dokumentacja w okładkach nie będzie przyjmowana, gdyż nie spełnia wymogów zawartych w instrukcji archiwalnej.

2. Dokumentację do archiwum należy podzielić na cztery zbiory, dla których należy sporządzić osobne spisy zdawczo-odbiorcze akt wg wzoru:
a. kategorii A,
b. kategorii B,
c. kategorii BE,
d. kategorii B50 w tym BE50.

Kategorię oraz symbole klasyfikacyjne i hasło klasyfikacyjne dokumentacji określa Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA).

3. Archiwizacja dokumentacji kat. A:
a. ułożyć dokumentację wg kolejności spisu spraw, począwszy od nr 1 na górze teczki,
a w obrębie spraw – chronologicznie,
b. spis spraw ma znajdować się na początku teczki,
c. usunąć zbędne identyczne kopie tych samych pism,
d. zwrotne potwierdzenia odbioru (zwrotki) należy przedziurkować i włożyć za pismem,
którego odbiór został potwierdzony,
e. usunąć z dokumentacji metalowe i plastikowe elementy,
f. dokumentacja kat. A powinna być zszyta taśmą bawełnianą,
g. dokumentacja powinna mieć grubość nieprzekraczającą 5 cm, jeżeli grubość jest większa,
to należy dokumentację podzielić na tomy,
h. ponumerować wszystkie zapisane strony zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w zewnętrznym górnym rogu kartki. Numeruje się także spis spraw a numerowanie każdego tomu rozpoczyna się od 1.
i. umieścić dokumentację w wiązanej teczce bezkwasowej,
j. na wewnętrznej części tylnej okładki teczki podaje się liczbę stron w formie zapisu:
„Niniejsza teczka zawiera ……. stron kolejno ponumerowanych.” oraz:
Opole, dd-mm-rrrr r. , podpis i pieczątka osoby porządkującej i paginującej akta.
k. opisać teczkę zgodnie ze wzorem wynikającym z §62 instrukcji kancelaryjnej,
l. ułożyć przygotowane teczki w kolejności wynikającej z wykazu akt (JRWA),
m. wykonać spis zdawczo-odbiorczy w 4 egzemplarzach,
n. zmierzyć ilość metrów dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego
i podać jej ilość w metrach w odpowiednim miejscu na spisie zdawczo-odbiorczym.

4. Archiwizacja dokumentacji kat. B:
a. ułożyć dokumentację wewnątrz teczek(pudeł) wg kolejności spisu spraw,
począwszy od nr 1 na górze teczki, a w obrębie spraw – chronologicznie,
b. spis spraw ma znajdować się na początku teczki,
c. zwrotne potwierdzenia odbioru (zwrotki) należy przedziurkować i włożyć za pismem,
którego odbiór został potwierdzony,
d. dokumentacja ta powinna być związana sznurkiem, taśmą bawełnianą lub plastikowymi wąsami
archiwizacyjnymi,
e. dokumentacja powinna być włożona do teczek wiązanych lub kartonów archiwizacyjnych.
Jeżeli w dokumentacji znajdują się akta o kat. B15, B25 to należy je włożyć do
teczek bezkwasowych i pozbawić metalowych oraz plastikowych elementów,
f. opisać teczkę i karton zgodnie ze wzorem opisu teczki wynikającym z §62 instrukcji
kancelaryjnej, przy czym zalecamy aby w teczce i w kartonie do dokumentacji włożyć
jeszcze jeden opis teczki,
g. ułożyć przygotowane teczki w kolejności wynikającej z wykazu akt (JRWA),
h. wykonać spis zdawczo-odbiorczy w 3 egzemplarzach,
i. zmierzyć ilość metrów dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego i podać jej ilość w metrach w odpowiednim miejscu na spisie zdawczo-odbiorczym.

5. Archiwizacja dokumentacji kat. B50:
a. ułożyć dokumentację wewnątrz teczek(pudeł) wg kolejności spisu spraw,
począwszy od nr 1 na górze teczki, a w obrębie spraw – chronologicznie,
b. spis spraw ma znajdować się na początku teczki,
c. usunąć zbędne identyczne kopie tych samych pism,
d. zwrotne potwierdzenia odbioru (zwrotki) należy przedziurkować i włożyć za pismem,
którego odbiór został potwierdzony,
e. usunąć z dokumentacji metalowe i plastikowe elementy,
f. dokumentacja ta powinna być zszyta taśmą bawełnianą,
g. dokumentacja powinna mieć grubość nieprzekraczającą 5 cm, jeżeli grubość jest większa,
to należy dokumentację podzielić na tomy,
h. umieścić dokumentację w wiązanej teczce bezkwasowej,
i. opisać teczkę zgodnie ze wzorem wynikającym z §62 instrukcji kancelaryjnej,
j. ułożyć przygotowane teczki w kolejności wynikającej z wykazu akt (JRWA),
k. wykonać spis zdawczo-odbiorczy w 3 egzemplarzach,
l. zmierzyć ilość metrów dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego i podać jej ilość w metrach w odpowiednim miejscu na spisie zdawczo-odbiorczym.

6. Archiwizacja dokumentacji kat. BE
a. ułożyć dokumentację wewnątrz teczek wg kolejności spisu spraw, począwszy od nr 1 na górze teczki, a w obrębie spraw – chronologicznie,
b. spis spraw ma znajdować się na początku teczki,
c. zwrotne potwierdzenia odbioru (zwrotki) należy przedziurkować i włożyć za pismem, którego odbiór został potwierdzony,
d. usunąć metalowe oraz plastikowe elementy,
e. dokumentacja ta powinna być związana taśmą bawełnianą lub plastikowymi wąsami archiwizacyjnymi,
f.   dokumentacja powinna mieć grubość do 5 cm, jeżeli grubość jest większa, to należy dokumentację podzielić na tomy,
g. ponumerować wszystkie zapisane strony zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w zewnętrznym górnym rogu kartki.
Numeruje się także spis spraw a numerowanie każdego tomu rozpoczyna się od 1,
h. dokumentacja ma być włożona do teczek bezkwasowych wiązanych,
i.   opisać teczkę i karton zgodnie ze wzorem opisu teczki wynikającym z §62 instrukcji kancelaryjnej, przy czym zaleca się aby w teczce i w kartonie do dokumentacji włożyć jeszcze jeden
opis teczki,
j.   ułożyć przygotowane teczki w kolejności wynikającej z wykazu akt (JRWA),
k.   dokumentacja BE ma być przekazana do archiwum zakładowego w 3 egzemplarzach na osobnym spisie zdawczo-odbiorczym,
l.   zmierzyć ilość metrów dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego,
ł. podać jej ilość w metrach w odpowiednim miejscu na spisie zdawczo-odbiorczym.

Akta wytwarzane przez Urząd Miasta Opola są gromadzone, przechowywane i brakowane na podstawie, m.in.:

1. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwów zakładowych  Dz.U. 2011 r. Nr 14 Poz. 67:
Załącznik nr 1 – instrukcja kancelaryjna
    Załącznik nr 2 – jednolity rzeczowy wykaz akt organów gminy i związków międzygminnych
oraz urzędów obsługujących te organy i związki (JRWA)
                            na podstawie ww. wykazu akt pracownicy Urzędu klasyfikują i kwalifikują
dokumentację wpływającą i powstającą w Urzędzie
Załącznik nr 6 – instrukcja archiwalna
2. Zarządzenie nr OR-I.120.1.35.2017 Prezydenta Miasta Opola z dnia 21 lutego 2017 r. w sprawie wskazania podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw,
wskazania wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych, określenia listy rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez Kancelarię Ogólną oraz uzupełnienia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Urzędu Miasta Opola.
3. Zarządzenia Prezydenta Miasta Opola Nr OR-I.120.1.14.2011 z dnia 1 sierpnia 2011 r.
    w sprawie przechowywania i archiwizowania projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz innych środków pomocowych realizowanych przez Miasto Opole.
4. SOD
5. przepisów prawa, na których pracuje komórka organizacyjna

Sposób klasyfikacji spraw i gromadzenia dokumentacji w zakresie nieodpłatnej pomocy prawnej i edukacji prawnej wynikający z zapisów ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej i edukacji prawnej (Dz.U. 2015 r. poz. 1255)

Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Opola
reguluje Rozdział 4 instrukcji kancelaryjnej.

W przypadku likwidacji, podziale lub utworzeniu nowej komórki organizacyjnej przyjęcie części lub
całości zadań zreorganizowanej komórki przez inną komórkę wymaga wzajemnej współpracy pomiędzy tymi komórkami:
1. dokumentacja spraw niezakończonych jest przekazywana protokolarnie komórkom, które przejęły
zadania likwidowanej komórki.
2. komórki organizacyjne, które przejęły dokumentację spraw niezakończonych, dokonują jej
ponownej rejestracji, czyli zmieniają znak sprawy poprzez ponowne założenie nowej sprawy.
Nowy znak sprawy należy odnotować w spisie spraw likwidowanej komórki organizacyjnej
w formie wzmianki:
„przeniesiono do sprawy ………………. (tu wpisać pełny numer nowej sprawy)”
W aktach nowej sprawy poprzez wzmiankę:
„przyjęto ze sprawy …………………. (tu wpisać pełny numer starej sprawy)”
Dokonanie tych zapisów umożliwi wzajemne odnalezienie powiązanych spraw.
3. Dokumentacja spraw zakończonych z likwidowanych komórek organizacyjnych wraz ze spisem
zdawczo-odbiorczym powinna być niezwłocznie przekazana do archiwum zakładowego.

W ramach Urzędu Miasta Opola działają m.in. komórki organizacyjne wytwarzające akta, których tematyka (JRWA)
wynika z zadań określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Opola.

Wytwarzane akta w Urzędzie Miasta Opola dzielą się na:
1. materiały archiwalne – czyli dokumenty oznaczone w JRWA kategorią A,
wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego wynikającego z tzw. ustawy archiwalnej.
Dokumentację kat. A charakteryzują bardzo rygorystyczne przepisy dotyczące jej wytwarzania,
przechowywania i archiwizowania.
2. dokumentację niearchiwalną – dokumenty oznaczone w JRWA kategorią B.
Jest to dokumentacja o czasowym, praktycznym znaczeniu dla Urzędu Miasta Opola, nie
wchodzącą w skład państwowego zasobu archiwalnego, która podlega brakowaniu (niszczeniu)
po czasie określonym w JRWA.

Dodatkowe JRWA stosowane w Urzędzie Miasta Opola

uzgodnione z Archiwum Państwowym w Opolu:

Symbole klasyfikacyjne			Hasło klasyfikacyjne	Oznaczenie kategorii archiwalnej	Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego
II	III	IV	Hasło klasyfikacyjne	Oznaczenie kategorii archiwalnej	Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego
45			Szkolnictwo wyższe
	450		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu szkolnictwa wyższego	A
	451		Programy porozumienia i projekty dotyczące współpracy miasta z uczelniami wyższymi oraz sprawozdawczość w tym zakresie	A
	452		Wspieranie materialne i finansowe studentów i doktorantów	B10
52			Działalność organizacji pożytku publicznego
	527		Inicjatywa lokalna	BE10
	531		Sprawy społeczne
		5316	Konsultacje społeczne	BE5*⁾	*⁾ chyba, że przepis odrębny określa inny czas przechowywania;
	635		Rejestracja jachtów i innych jednostek pływających
		6350	Dokumentacja związana z rejestracją jednostek pływających	B10	w tym decyzje. Rejestr jednostek pływających kat. A
		6351	Wydawanie poświadczonych odpisów, zaświadczeń, wyciągów z rejestru jednostek	B5


bip.um.opole.pl	www.opole.pl	edu.opole.pl	zgłoszenia AG	zgłoszenia WI	nasze sprawy