Informacja dotycząca zamieszczania numeru PESEL w celu oznaczenia strony administracyjnej

Szanowni Państwo,

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazuje, że niezgodnym z prawem jest działanie polegające na zamieszczaniu numeru PESEL w celu oznaczenia strony w sprawie administracyjnej.

Organy administracji publicznej, rozstrzygają konkretne sprawy wydając decyzje administracyjne w oparciu o art. 107 § 1 Kodeksu Postępowania Administracyjnego, gdzie elementem obligatoryjnym decyzji jest m.in. oznaczenie stron postępowania. Jednak z tego przepisu nie wynika, aby elementem obligatoryjnym oznaczenia strony postępowania było podanie numeru PESEL. W postępowaniu administracyjnym imię, nazwisko oraz adres zamieszkania stanowią dane identyfikujące osobę fizyczną, a jeżeli chcemy podawać inne dane to ich podanie musi wynikać wprost z przepisu prawa.

Numer PESEL to krajowy numer identyfikacyjny, który powinien podlegać szczególnej ochronie. A jego zamieszczanie w decyzjach administracyjnych jest nadmiarowe i niezgodne z zasadą minimalizacji danych określoną w art. 5 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia
o ochronie danych osobowych (RODO), co potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny wydając orzeczenie z dnia 20 marca 2019 r. o syg. akt II SA/Wa 2211/18.

WYJĄTEK!
Jeśli podanie numeru PESEL wynika bezpośrednio z przepisów prawa, wtedy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, zatem przesłanką legalizującą przetwarzanie będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

W przypadku prowadzenia przez organ administracji publicznej postępowania egzekucyjnego, zamieszczenie numeru PESEL w tytule wykonawczym jest adekwatne
oraz stosowne. Zgodnie z art. 27 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku
o postępowaniu egzekucyjnym w administracji:
„Tytuł wykonawczy zawiera: (…)wskazanie imienia i nazwiska lub firmy zobowiązanego i jego adresu, a także NIP lub numeru PESEL, jeżeli zobowiązany taki numer posiada; (…)”

Dopiero na etapie prowadzonego postępowania egzekucyjnego przetwarzanie numeru PESEL będzie zgodne z zasadami określonymi w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO).

Biuro Ochrony Danych