Ogłoszenie ws. aktualizacji modułu MAJĄTEK w programie KSAT

Informuje, że zakończył się proces aktualizacji modułu MAJĄTEK w programie KSAT. W ramach aktualizacji usunięto ewidencje równoległe (wydziałowe), a osoby, które  dotychczas posiadały uprawnienia do korzystania z profilu MAJ_EWD_ROWN (Ewidencja wydziałowa) utraciły dostęp do programu.

Obecnie w ramach programu KSAT/MAJĄTEK funkcjonują dwa profile uprawnień:

• MAJ_STANDARD – służący do prowadzenia ewidencji i inwentaryzacji środków trwałych – przeznaczony dla pracowników pionu finansowego.
• MAJ_RAPORTY – służący do podglądu środków trwałych oraz tworzenia różnego rodzaju raportów (w tym karty środka trwałego) – przeznaczony dla pracowników wydziałów.

W związku z powyższym do dnia 18 października 2019 roku proszę o podanie wykazu osób, które w celu uzyskania wglądu w ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych mają otrzymać uprawnienia dostępu do profilu MAJ_RAPORTY. Informację z wykazem osób należy przekazać do Wydziału Finansowo – Księgowego, Referatu Księgowości Wydatków Budżetowych. W przypadku nieprzekazania w/w informacji w terminie, dostęp do modułu MAJATEK w KSAT będzie można uzyskać za pośrednictwem wniosku o dostęp do aplikacji dostępnym w SOD.

Ponadto Wydział Finansowo – Księgowy informuje, że w ramach nowej wersji programu KSAT/MAJĄTEK istnieje możliwość dołączenia do kartoteki środka trwałego tzw. załączników. Załącznikami mogą być wszystkie dokumenty, w tym zdjęcia, opisujące dany środek trwały (np. protokoły odbioru, specyfikacje, kosztorysy, projekty budowlane, mapy, operaty szacunkowe, akty notarialne, decyzje, itp.). W związku z powyższym dokumenty te powinny zostać zeskanowane i przekazane do Operatora Punktu Odbioru OT, PT, MT, LT jako załącznik razem z dokumentem OT za pośrednictwem SOD.

Dla istniejących środków trwałych również istnieje możliwość dołączenia załączników, w tym celu proszę o ich przekazanie za pośrednictwem SOD, przy czym proszę o dołączeniu informacji o numerze środka trwałego i jego nazwie w celu prawidłowego dołączenia załączników.

Repozytorium dokumentów przyczyni się w przyszłości do lepszej identyfikowalności niezbędnych danych dotyczących środka trwałego, w związku z czym zachęcam do uzupełniania repozytorium o skany dokumentów jakie mogą być przydatne w trakcie eksploatacji środków trwałych.

Jednocześnie przypominam o przestrzeganiu terminów dostarczania bieżących dokumentów dot. majątku do Wydziału Finansowo – Księgowego. Zgodnie z § 7 pkt. 15 instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola stanowiącą załącznik do zarządzenia nr  OR-I.120.1.154. 2016 Prezydenta Miasta Opola  z dnia 30 grudnia 2016 r. wraz z późn. zm. „W przypadku dokumentów ruchu środków trwałych należy bezwzględnie przestrzegać terminowości obiegu dokumentów, w taki sposób aby przekazanie do zaksięgowania dokumentów dotyczących zdarzeń, które wystąpiły w danym miesiącu nastąpiło nie później niż do piątego dnia miesiąca następnego. Za terminowość obiegu dokumentów dyscyplinarnie odpowiadają pracownicy właściwi dla danego etapu obiegu”.

Pragnę również zwrócić uwagę na prawidłowe wypełnianie dokumentów OT. W polu „Nazwa” – powinna znajdować się nazwa środka trwałego, która pozwala jednoznacznie stwierdzić jaki rodzaj środka trwałego jest przyjmowany do ewidencji. Natomiast w polu charakterystyka powinny znajdować się informację  opisujące przyjmowany środek trwały takie jak np. parametry techniczne, numer seryjny, itp. Dokumenty, które zawierają nieprecyzyjne dane będą zwracane w celu poprawy.