Zakończenie roku budżetowego 2017
W związku ze zbliżającym się zakończeniem roku budżetowego niniejszym informuję o przyjętych na ten okres założeniach organizacyjnych i wytycznych w zakresie realizacji spraw finansowo-księgowych.
Kalendarz budżetowy 2017 r. kończy się trzema dniami roboczymi tj. 27-29 grudnia, poprzedzonymi Świętami Bożego Narodzenia, które z uwzględnieniem weekendu przypadają na dni 23-26 grudnia. W związku z powyższym istnieje bardzo wąskie okno czasowe na realizację ostatnich płatności przypadających na budżet roku 2017. Ponadto w ostatnim dniu roboczym, tj. 29 grudnia 2017 r. obowiązuje skrócony czas przedkładania w banku dokumentów do zapłaty – do godziny 12:00.
Zwracam uwagę, że wg obecnych statystyk liczba dokumentów księgowych w obiegu istotnie wzrosła w porównaniu do 2016 r. i spodziewana jest kumulacja ich wpływu w grudniu 2017 r. gdyż w tym czasie kończy się wiele umów, w tym inwestycyjnych.
Zobowiązuję wydziały merytoryczne do prawidłowych, niezakłóconych, szybkich działań w zakresie obiegu dokumentów finansowych i ich niezwłocznego przedkładania do zapłaty, gdyż od tego zależy powodzenie i prawidłowość zamknięcia finansowego roku. Działaniom tym proszę nadać wysoki priorytet.
W związku z powyższym:
- Do dnia 30 listopada 2017 r. do Wydziału Finansowo-Księgowego do Referatu Rozliczeń Budżetowych należy przedłożyć zestawienie planowanych do zapłaty faktur i innych płatności przypadających na miesiąc grudzień – wg załączonego wzoru (wersja elektroniczna dostępna na intranecie).
Zestawienie należy przekazać w formie pisemnej, oraz w formie elektronicznej na adres e-mail: teresa.drozdzol@um.opole.pl oraz fk@um.opole.pl. - Wszelkie dokumenty płatnicze należy wprowadzać do obiegu i przedkładać do zapłaty bezzwłocznie, to jest w dniu otrzymania lub w następnym dniu roboczym. W tym okresie nie należy sugerować się terminem z Instrukcji Obiegu, Kontroli i Archiwizowania Dokumentów Księgowych w Urzędzie Miasta Opola.
Dokumenty w miarę zasadności i możliwości płatniczych będą realizowane (płacone) w przyspieszonych terminach. - Wszelkie faktury i inne dokumenty do zapłaty dotyczące inwestycji i zamkniętych zadań budżetowych (sfinalizowanych umów) należy bezwzględnie przedłożyć do Referatu Rozliczeń Budżetowych najpóźniej do dnia 20 grudnia 2017 r. aby była możliwość ich zapłacenia przed Świętami Bożego Narodzenia.
- W związku z powyższym po Świętach Bożego Narodzenia będą realizowane wyłącznie bieżące płatności.
- Wydział Inwestycji Miejskich oraz pozostałe wydziały merytoryczne prowadzące inwestycje, a także realizujące inne umowy wymagające odbioru prac, zobowiązuję do sprawnej i przyspieszonej realizacji odbiorów w maksymalnie skróconym czasie, oraz zobowiązania wykonawców do niezwłocznego przedłożenia faktur za wykonane prace po dokonaniu odbioru.
- Proszę o bieżące informowanie o istotnych zagrożeniach dla realizacji finansowej prowadzonych zadań, celem bieżącego reagowania i przeciwdziałania.
Nadmierna kumulacja dokumentów w ostatnich dniach roku może doprowadzić do ich niezrealizowania z przyczyn technicznych. Uwzględnić należy, że na poziomie Wydziału Finansowo-Księgowego, z uwagi na bezpieczeństwo obrotu finansowego, nie jest możliwe skrócenie działań kontrolnych i weryfikacyjnych, a także działań operacyjnych na poziomie systemu finansowo-księgowego i systemu bankowego.
Niezastosowanie się do powyższych wytycznych może więc w konsekwencji spowodować przekroczenie dyscypliny finansów publicznych. W związku z tym wobec osób winnych nieprawidłowego, opóźnionego dostarczenia dokumentów finansowych i nie stosujących wytycznych zostaną wyciągnięte konsekwencje służbowe.
/-/ Renata Ćwirzeń-Szymańska /-/ Arkadiusz Wiśniewski
Skarbnik Miasta Prezydent Miasta