Zakończenia roku 2024 r. – terminy składania dokumentów finansowych do FK i ich rozliczania
Kierownicy Komórek Organizacyjnych
– wszyscy –
W związku ze zbliżającym się zakończeniem roku budżetowego niniejszym informuję o przyjętych na ten okres założeniach organizacyjnych i wytycznych w zakresie realizacji spraw finansowo-księgowych.
W kalendarzu budżetowym 2024 r.:
- Święta Bożego Narodzenia przypadają na 25-26 grudnia (środa – czwartek),
- po dniach świątecznych dniami roboczymi są dni 27- 31 grudnia (piątek, poniedziałek, wtorek),
W związku z powyższym pozostaje bardzo krótki okres na realizację ostatnich płatności przypadających na budżet roku 2024.
Zwracam uwagę, że w miesiącu grudniu kończy się wiele umów, w tym inwestycyjnych i spodziewana jest kumulacja wpływu dokumentów wydatkowych.
Zobowiązuję wydziały merytoryczne do prawidłowych, niezakłóconych, szybkich działań w zakresie obiegu dokumentów finansowych i ich niezwłocznego przedkładania do zapłaty, gdyż od tego zależy powodzenie i prawidłowość zamknięcia finansowego roku. Działaniom tym proszę nadać wysoki priorytet.
W związku z powyższym:
- Wszelkie dokumenty płatnicze należy wprowadzać do obiegu i przedkładać do zapłaty bezzwłocznie, to jest w dniu otrzymania lub w następnym dniu roboczym. W tym okresie nie należy sugerować się terminem z Instrukcji Obiegu, Kontroli i Archiwizowania Dokumentów Księgowych w Urzędzie Miasta Opola, lecz maksymalnie skracać czas ich obiegu. Dokumenty w miarę zasadności i możliwości płatniczych będą realizowane (płacone) w przyspieszonych terminach.
- Wszelkie faktury i inne dokumenty do zapłaty dotyczące inwestycji i zamkniętych zadań budżetowych (sfinalizowanych umów) należy bezwzględnie przedłożyć do Referatu Rozliczeń Budżetowych najpóźniej do dnia 16 grudnia 2024 r. aby była możliwość ich zapłacenia przed Wigilią Świąt Bożego Narodzenia.
- W związku z powyższym po Świętach Bożego Narodzenia będą realizowane wyłącznie bieżące płatności.
- Wydział Inwestycji Miejskich oraz pozostałe wydziały merytoryczne prowadzące inwestycje, a także realizujące inne umowy wymagające odbioru prac, zobowiązuję do sprawnej i przyspieszonej realizacji odbiorów w maksymalnie skróconym czasie, oraz zobowiązania wykonawców do niezwłocznego przedłożenia faktur za wykonane prace po dokonaniu odbioru. Przypominam także o konieczności bezzwłocznego rozliczenia zakończonych inwestycji dokumentami OT z uwagi na przypadające w 1-szej połowie stycznia 2024r. sprawozdanie GUS SG-01 z majątku Miasta.
- Dnia 19 grudnia 2024 r. Wydział Finansowo-Księgowy dokona wyzerowania kart przedpłaconych w zakresie zaliczek stałych. W przypadkach szczególnych, gdy użycie zaliczki na karcie będzie niezbędne, należy to uzgodnić z Wydziałem-Finansowo-Księgowym. Jednocześnie przypominam o obowiązku rozliczenia zaliczek stałych przed upływem roku budżetowego.
- Z uwagi na specyficzne zasady rozliczeń terminali płatniczych POS Wydziały posiadające na stanowiskach obsługi klientów terminale POS zaprzestają przyjmowania wpłat kartami płatniczymi od dnia 30 grudnia 2024 r do końca roku budżetowego. W tym czasie klienci będą mogli uiszczać płatności kartą płatniczą w opłatomacie, oraz gotówką w kasie lub oddziale banku Millennium oraz oddziałach Poczty Polskiej w Opolu.
- Proszę o bieżące informowanie o istotnych zagrożeniach dla realizacji finansowej prowadzonych zadań, celem bieżącego reagowania i przeciwdziałania.
Nadmierna kumulacja dokumentów w ostatnich dniach roku może doprowadzić do ich niezrealizowania z przyczyn technicznych. Uwzględnić należy, że na poziomie Wydziału Finansowo-Księgowego, z uwagi na bezpieczeństwo obrotu finansowego, nie jest możliwe skrócenie działań kontrolnych i weryfikacyjnych, a także działań operacyjnych na poziomie systemu finansowo-księgowego i systemu bankowego.
Niezastosowanie się do powyższych wytycznych może więc w konsekwencji spowodować przekroczenie dyscypliny finansów publicznych. W związku z tym wobec osób winnych nieprawidłowego, opóźnionego dostarczenia dokumentów finansowych i nie stosujących wytycznych zostaną wyciągnięte konsekwencje służbowe.
Skarbnik Miasta
Renata Ćwirzeń-Szymańska