{"id":4830,"date":"2020-03-26T12:06:36","date_gmt":"2020-03-26T10:06:36","guid":{"rendered":"https:\/\/intranet-test.umo.stronazen.pl\/?p=4830"},"modified":"2020-03-26T12:08:03","modified_gmt":"2020-03-26T10:08:03","slug":"najwazniejsze-zasady-postepowania-z-dokumentacja-w-pracy-zdalnej-ezd","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/intranet-test.umo.stronazen.pl\/?p=4830","title":{"rendered":"Najwa\u017cniejsze zasady post\u0119powania z dokumentacj\u0105 w pracy zdalnej (EZD)"},"content":{"rendered":"

INFORMACJA <\/strong>NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIW\u00d3W PA\u0143STWOWYCH <\/strong>DOTYCZ\u0104CA <\/strong>POST\u0118POWANIA Z DOKUMENTACJ\u0104 W ZWI\u0104ZKU Z WYKONYWANIEM <\/strong>PRACY ZDALNEJ:<\/strong><\/p>\n

https:\/\/www.archiwa.gov.pl\/pl\/aktualnosci\/5152-post%C4%99powanie-z-dokumentacj%C4%85-w-zwi%C4%85zku-z-wykonywaniem-pracy-zdalnej<\/a><\/p>\n

Tre\u015b\u0107:<\/p>\n

\n

Post\u0119powanie z dokumentacj\u0105 w zwi\u0105zku z wykonywaniem pracy zdalnej<\/p>\n

Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczeg\u00f3lnych rozwi\u0105zaniach zwi\u0105zanych z zapobieganiem, przeciwdzia\u0142aniem i zwalczaniem COVID-19, innych chor\u00f3b zaka\u017anych oraz wywo\u0142anych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. 2020 poz. 374) w art. 3 dopu\u015bci\u0142a mo\u017cliwo\u015b\u0107 polecenia pracownikowi wykonywanie pracy poza miejscem jej sta\u0142ego wykonywania (tzw. praca zdalna). W zwi\u0105zku z tym, poni\u017cej przypominamy najwa\u017cniejsze zasady post\u0119powania z dokumentacj\u0105,<\/strong> kt\u00f3re mog\u0105 by\u0107 przydatne zar\u00f3wno dla pracownik\u00f3w jak i kierownik\u00f3w pa\u0144stwowych i samorz\u0105dowych jednostek organizacyjnych wprowadzaj\u0105cych prac\u0119 zdaln\u0105. Poni\u017csze zalecenia oparte s\u0105 na zapisach og\u00f3lnych Instrukcji Kancelaryjnej, kt\u00f3ra wdro\u017cona w urz\u0119dzie pozostaje najwa\u017cniejszym dokumentem w tym zakresie.<\/p>\n

 <\/p>\n

INFORMACJA<\/strong><\/p>\n

NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIW\u00d3W PA\u0143STWOWYCH <\/strong><\/p>\n

DOTYCZ\u0104CA<\/strong><\/p>\n

POST\u0118POWANIA Z DOKUMENTACJ\u0104 W ZWI\u0104ZKU Z WYKONYWANIEM <\/strong><\/p>\n

PRACY ZDALNEJ<\/strong><\/p>\n

I. w przypadku, gdy jednostka organizacyjna posiada system EZD jako podstawowy lub wspomagaj\u0105cy, ale pracownik wykonuj\u0105cy prac\u0119 zdaln\u0105 nie posiada do niego dost\u0119pu, b\u0105d\u017a w jednostce obowi\u0105zuje system papierowy, w zwi\u0105zku z zaistnia\u0142\u0105 sytuacj\u0105 mo\u017cliwe jest wykonywanie czynno\u015bci kancelaryjnych z pomocniczym wykorzystaniem dost\u0119pnych narz\u0119dzi elektronicznych (np. za pomoc\u0105 poczty e-mail), pod warunkiem ich p\u00f3\u017aniejszego (tzn. niezw\u0142ocznie po przywr\u00f3ceniu standardowych warunk\u00f3w pracy) przeniesienia do systemu papierowego.<\/p>\n

Podczas wykorzystywania narz\u0119dzi elektronicznych nale\u017cy jednak pami\u0119ta\u0107 o\u00a0zachowaniu odpowiednich procedur, w szczeg\u00f3lno\u015bci zapewniaj\u0105cych prowadzenie jednego dla ca\u0142ej jednostki rejestru przesy\u0142ek wp\u0142ywaj\u0105cych i wychodz\u0105cych, a tak\u017ce rejestru pism wewn\u0119trznych. Nale\u017cy r\u00f3wnie\u017c podj\u0105\u0107 dzia\u0142ania zapewniaj\u0105ce kolejno\u015b\u0107 i unikalno\u015b\u0107 nadawanych znak\u00f3w spraw.<\/p>\n

Oznacza to, \u017ce w celu za\u0142atwienia danej sprawy mo\u017cliwe jest przes\u0142anie prowadz\u0105cemu spraw\u0119 wersji elektronicznej pisma (dokument elektroniczny, skan) oraz prowadzenie sprawy (b\u0105d\u017a cz\u0119\u015bci sprawy) w spos\u00f3b elektroniczny, a\u017c do jej zako\u0144czenia. Osoby wykonuj\u0105ce prac\u0119 zdaln\u0105 zobowi\u0105zane s\u0105 w takim przypadku do zachowania ca\u0142o\u015bci przygotowanej dokumentacji, w tym przede wszystkim wiadomo\u015bci otrzymanych i wys\u0142anych poczt\u0105 elektroniczn\u0105, maj\u0105cych istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu za\u0142atwiania spraw (a tak\u017ce odzwierciedlenia przebiegu dekretacji i akceptacji), a nast\u0119pnie, w terminie w kt\u00f3rym to b\u0119dzie mo\u017cliwe, w\u0142\u0105czenia ich do akt sprawy wraz z naniesion\u0105 \u015bcie\u017ck\u0105 dekretacji i akceptacji, w spos\u00f3b w\u0142a\u015bciwy dla danego systemu.<\/p>\n

 <\/p>\n

II. w przypadku, gdy w jednostce organizacyjnej funkcjonuje system elektronicznego zarz\u0105dzania dokumentacj\u0105, jako podstawowy spos\u00f3b wykonywania czynno\u015bci kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu za\u0142atwiania i rozstrzygania spraw (dalej zwany EZD), pracownik wykonuj\u0105cy prac\u0119 zdaln\u0105 wszystkie czynno\u015bci wykonuje w tym systemie.<\/p>\n

Przede wszystkim system EZD nale\u017cy wykorzystywa\u0107 do:<\/p>\n

    \n
  1. prowadzenia rejestr\u00f3w przesy\u0142ek wp\u0142ywaj\u0105cych i wychodz\u0105cych, rejestru pism wewn\u0119trznych;<\/li>\n
  2. prowadzenia spis\u00f3w spraw;<\/li>\n
  3. wykonywania dekretacji;<\/li>\n
  4. wykonywania akceptacji, w szczeg\u00f3lno\u015bci poprzez podpisanie dokument\u00f3w elektronicznych podpisem elektronicznym;<\/li>\n
  5. prowadzenia mo\u017cliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestr\u00f3w lub\u00a0ewidencji, z\u00a0wy\u0142\u0105czeniem rejestr\u00f3w lub ewidencji prowadzonych w\u00a0dedykowanych do za\u0142atwiania okre\u015blonych rodzaj\u00f3w spraw systemach teleinformatycznych innych ni\u017c system EZD;<\/li>\n
  6. tworzenia mo\u017cliwych do zrealizowania w ramach systemu EZD raport\u00f3w dotycz\u0105cych przebiegu za\u0142atwiania i rozstrzygania tych spraw;<\/li>\n
  7. gromadzenia przyporz\u0105dkowanych do w\u0142a\u015bciwych spraw, wszelkich dokument\u00f3w elektronicznych (w tym odwzorowa\u0144 cyfrowych), maj\u0105cych znaczenie dla udokumentowania przebiegu za\u0142atwiania i rozstrzygania tych spraw;<\/li>\n
  8. rozg\u0142aszania tre\u015bci pism wewn\u0119trznych (np. zarz\u0105dzenia, regulaminy, komunikaty).<\/li>\n<\/ol>\n

     <\/p>\n

    III. w przypadku wykonywania czynno\u015bci kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu za\u0142atwiania i rozstrzygania spraw w systemie papierowym, ale wspomaganym systemem EZD, co do zasady \u00a0czynno\u015bci kancelaryjne oraz ich dokumentowanie powinno dokonywa\u0107 si\u0119 w postaci nieelektronicznej, jednak\u017ce system EZD wykorzystuje si\u0119 w celu:<\/p>\n

      \n
    1. prowadzenia rejestr\u00f3w przesy\u0142ek wp\u0142ywaj\u0105cych i wychodz\u0105cych;<\/li>\n
    2. prowadzenia spis\u00f3w spraw;<\/li>\n
    3. prowadzenia innych, ni\u017c okre\u015blone w pkt 1, rejestr\u00f3w i ewidencji;<\/li>\n
    4. udost\u0119pniania i rozpowszechniania tre\u015bci pism wewn\u0105trz;<\/li>\n
    5. przesy\u0142ania przesy\u0142ek;<\/li>\n
    6. \u00a0dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej nast\u0119pnie w formie dekretacji zast\u0119pczej na dokument w postaci nieelektronicznej wraz z dat\u0105 i podpisem osoby dokonuj\u0105cej przeniesienia jej tre\u015bci.<\/li>\n<\/ol>\n

      Ponadto w zwi\u0105zku z zaistnia\u0142\u0105 sytuacj\u0105 wszystkie inne ni\u017c ww. czynno\u015bci mo\u017cna wykonywa\u0107 r\u00f3wnie\u017c w systemie EZD pod warunkiem ich p\u00f3\u017aniejszego przeniesienia do systemu papierowego.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

      INFORMACJA NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIW\u00d3W PA\u0143STWOWYCH DOTYCZ\u0104CA POST\u0118POWANIA Z DOKUMENTACJ\u0104 W ZWI\u0104ZKU Z WYKONYWANIEM PRACY ZDALNEJ: https:\/\/www.archiwa.gov.pl\/pl\/aktualnosci\/5152-post%C4%99powanie-z-dokumentacj%C4%85-w-zwi%C4%85zku-z-wykonywaniem-pracy-zdalnej Tre\u015b\u0107: Post\u0119powanie z dokumentacj\u0105 w zwi\u0105zku z wykonywaniem pracy zdalnej Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczeg\u00f3lnych rozwi\u0105zaniach zwi\u0105zanych z zapobieganiem, przeciwdzia\u0142aniem i zwalczaniem COVID-19, innych chor\u00f3b zaka\u017anych oraz wywo\u0142anych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. 2020 poz. 374) w art. 3 dopu\u015bci\u0142a mo\u017cliwo\u015b\u0107 polecenia pracownikowi wykonywanie pracy poza miejscem jej sta\u0142ego wykonywania (tzw. praca zdalna). W zwi\u0105zku...<\/p>\n","protected":false},"author":66,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[55,26,12,30],"tags":[],"class_list":["post-4830","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-archiwum-zakladowe","category-ogloszenia","category-pracownik","category-wazne"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/intranet-test.umo.stronazen.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/4830"}],"collection":[{"href":"https:\/\/intranet-test.umo.stronazen.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/intranet-test.umo.stronazen.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/intranet-test.umo.stronazen.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/66"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/intranet-test.umo.stronazen.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=4830"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/intranet-test.umo.stronazen.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/4830\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/intranet-test.umo.stronazen.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=4830"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/intranet-test.umo.stronazen.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=4830"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/intranet-test.umo.stronazen.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=4830"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}